English version
Często zadawane pytania
1. Jakie są korzyści z połączenia w jednym systemie przepływu pracy, obiegu dokumentów oraz zarządzania projektami i procesami?
2. Na czym polega uczestnictwo osób w procesach HumanWork? W jaki sposób użytkownicy tworzą procesy i administrują nimi?
3. Do jakiego stopnia program wspiera projektowe i zadaniowe podejście do zarządzania oraz struktury macierzowe organizacji?
4. Czy program jest prosty w obsłudze?
5. Iloma projektami może zarządzać HumanWork?
6. Jakie narzędzia planistyczne posiada HumanWork?
7. Czy system wspomaga takie dziedziny jak zarządzanie kosztami projektu?
8. Czy system jest skierowany wyłącznie do wykwalifikowanych menedżerów czy również do pracowników, którzy nie są specjalistami od projektów?
9. W jaki sposób modeluje się procesy biznesowe przy użyciu diagramów procedur?
10. Na czym polega unikalność procedur modelowanych w HumanWork?
11. Czy raporty mogą być dostosowywane do indywidualnych potrzeb, aby dostarczać menedżerom dokładnie takiej informacji, jakiej oni potrzebują?
12. Czy osoby nadzorujące mogą otrzymywać i analizować dane pochodzące z przebiegających procesów?
13. Czy HumanWork wspiera wszystkie rodzaje dokumentów używanych w mojej firmie?
14. Czy program zapewnia wysoki poziom jakości przekazu potrzebny do dostarczania informacji w czasie realnym?
15. Czy program jest dostępny przez przeglądarkę internetową?
16. Czy program działa na wszystkich platformach, jakie posiada użytkownik?
1. Jakie są korzyści z połączenia w jednym systemie przepływu pracy, obiegu dokumentów oraz zarządzania projektami i procesami?
W rzeczywistym funkcjonowaniu wielu przedsiębiorstw wszystkie te obszary pracy funkcjonują w ścisłym powiązaniu ze sobą: zlecając komuś zadanie, dołączamy dokumenty niezbędne do jego wykonania. Pojedyncze zadania zlecamy bezpośrednio, ale większe przedsięwzięcia planujemy w ramach projektów, a czynności rutynowe automatyzujemy w postaci procedur.
Wykonywanie wszystkich tych czynności w osobnych aplikacjach powoduje konieczność dublowania wielu czynności podczas przenoszenia danych, a w rezultacie utratę cennego czasu i utrudnienie dostępu do całości informacji.
HumanWork powstał jako odpowiedź na te problemy. W HumanWork wszyscy pracownicy pracują w jednym wspólnym środowisku i przekazują sobie informacje w czasie rzeczywistym. Wszystkie czynności - od przetwarzania dokumentów i wykonywania zadań po zarządzanie projektami i procesami - są planowane, realizowane, raportowane i kontrolowane w tym samym środowisku systemu. Zarazem każda osoba może pracować w wybranej, indywidualnie sprofilowanej aplikacji systemu, dostarczającej narzędzi, jakie są jej potrzebne w codziennej pracy.
2. Na czym polega uczestnictwo osób w procesach HumanWork? W jaki sposób użytkownicy tworzą procesy i administrują nimi?
HumanWork daje wszystkim uczestnikom procesów biznesowych szybki i bezpośredni dostęp do informacji potrzebnych do skutecznego wykonywania swoich obowiązków. Dotyczy to pracowników na wszystkich szczeblach organizacji.
HumanWork funkcjonuje w oparciu o dwa podstawowe elementy: zadanie i dokument. Zadanie jest opisem konkretnej czynności, jaką należy wykonać, zaś dokument do niego dołączony - dodatkową informacją na temat zadania lub materiałem, w oparciu o który zadanie ma być wykonane.
Każdy z użytkowników HumanWork (zgodnie z posiadanymi uprawnieniami) może zgłosić w systemie potrzebę wykonania danego zadania, poprzez wprowadzenie odpowiednich informacji na jego temat (data rozpoczęcia, osoba odpowiedzialna, priorytet, powiązania z innymi zadaniami, itp.).
Cechy określone dla zadania, a także reguły łączące go z innymi zadaniami - zdefiniowane w ramach większych struktur: zadań sumarycznych, spraw, projektów i procedur - wyznaczają szczegółowo ścieżki przepływu zadań i obiegu dokumentów w HumanWork.
Reguły te mogą być dowolnie definiowane i dzięki temu uwzględniać każdy aspekt specyfiki działania firmy. Ich precyzyjne odwzorowanie w systemie, w zgodzie z realnie zachodzącymi procesami, umożliwia HumanWork przejęcie koordynacji i nadzorowania przebiegu wszelkich zadań, spraw i projektów firmy.
Na podstawie szczegółowych danych, otrzymanych od swych użytkowników HumanWork dostarcza zadania i dokumenty we właściwym czasie, do właściwych osób. Dzięki temu każda osoba w firmie zawsze posiada pełną informację na temat swoich aktualnych obowiązków, wraz z zestawem dokumentów potrzebnych do ich wykonania.
3. Do jakiego stopnia program wspiera projektowe i zadaniowe podejście do zarządzania oraz struktury macierzowe organizacji?
Z punktu widzenia każdej firmy samo planowanie projektów nie jest wystarczające do osiągnięcia sukcesu prowadzonych przedsięwzięć. Dlatego Human Dialog stworzył platformę HumanWork, która centralnie zarządza pełną informacją o zadaniach i dokumentach firmy.
System na bieżąco monitoruje stan wszystkich zadań - zarówno przydzielonych indywidualnie, jak też zaplanowanych w ramach zadań sumarycznych, spraw, projektów i procedur. Posiadając aktualne informacje, dostarczane on-line przez wszystkich pracowników, HumanWORK w odpowiednim czasie automatycznie przekazuje odpowiednie zadania osobom, które mają je wykonać, a po ich zakończeniu uruchamia kolejne zaplanowane zadania. Wraz z zadaniami jest przekazywana cała potrzebna dokumentacja. Rezultaty pracy, którymi są np. utworzone lub zmodyfikowane dokumenty, zaznaczony postęp pracy nad zadaniem, itp., są natychmiast dostępne dla menedżera na poziomie monitorowanego projektu lub procesu.
Ścieżki przepływu zadań i obiegu dokumentów w HumanWork mogą być dowolnie definiowane, tak by uwzględniać każdy aspekt specyfiki działania firmy.
Struktury macierzowe organizacji są wspierane przez HumanWork poprzez możliwość:
|
Atrybuty zespołów, ról i umiejętności dają możliwość wiernego odwzorowania w systemie, a tym samym efektywnego wsparcia rzeczywistej sieci zależności, kompetencji i uprawnień istniejącej w każdej organizacji.
4. Czy program jest prosty w obsłudze?
HumanWork został zaprojektowany ze szczególnym uwzględnieniem usability. Oto niektóre z najważniejszych udogodnień dla pracy użytkownika:
|
5. Iloma projektami może zarządzać HumanWork?
Ilość projektów, którymi może zarządzać HumanWork jest ograniczona wyłącznie przez wydajność serwera oraz umiejętności pracowników.
Menedżerowie projektów w każdej chwili dysponują analizami postępu pracy, ponoszonych kosztów i dostępnych zasobów, tworzonymi na podstawie aktualnych danych dostarczanych przez wszystkich uczestników danego procesu. Ponieważ każda znacząca zmiana informacji jest natychmiast rejestrowana, zapewnia to rzeczywistą kontrolę nad przebiegiem całego przedsięwzięcia, w czasie realnym.
6. Jakie narzędzia planistyczne posiada HumanWork?
HumanWork zawiera komplet narzędzi, wymaganych od zaawansowanych aplikacji do zarządzania projektami. Należą do nich m.in:
|
7. Czy system wspomaga takie dziedziny jak zarządzanie kosztami projektu?
HumanWork umożliwia kontrolę wszystkich kosztów organizacji. Wprowadzać można dane o kosztach związanych z czasem pracy, ilością pracy zaplanowanej do wykonania w zadaniu, jak również koszty stałe, niezwiązane w tymi wartościami.
System daje możliwość modelowania pracy zasobów stałych oraz konsumowanych. Umożliwia odwzorowanie dowolnych pozycji kosztowych z możliwością określenia, czy ich źródłem były koszty, zasoby konsumowane czy też zasoby stałe.
Dane, które mogą mieć wpływ na wartość pozycji kosztowych, określane są w systemie w dwóch aspektach. Po pierwsze wartość kosztu może być określana na podstawie danych zawartych w zadaniu; takich jak praca i czas. Po drugie wartość kosztu określona jest poprzez określony model obliczeniowy zastosowany do prognozowania.
8. Czy system jest skierowany wyłącznie do wykwalifikowanych menedżerów czy również do pracowników, którzy nie są specjalistami od projektów?
HumanWork wspiera WSZYSTKICH menedżerów - w dwu głównych aspektach:
I. System nie narzuca żadnej określonej metody zarządzania projektami, ani definiowania procesów biznesowych. Dostarczane przez niego narzędzia do zarządzania pracą ludzi mogą być używane do zarządzania organizacją według wybranej metodologii zarządzania: Prince 2, ABC, Six Sigma lub każdej innej.
II. HumanWork działa jako Centralny System Nerwowy. Przejmuje koordynowanie i monitorowanie wszystkich zadań, spraw i projektów. W ten sposób wspiera pracę wszystkich współpracowników, nie tylko menedżerów i liderów.
9. W jaki sposób modeluje się procesy biznesowe przy użyciu kreatora procedur biznesowych?
Każdą procedurę można odwzorować w HumanWork za pomocą prostego diagramu graficznego. Rzeczywisty porządek rutynowego przepływu zadań i dokumentów pomiędzy poszczególnymi osobami reprezentują w nim kroki i sekwencje oraz przypisani do nich aktorzy i zmienne dokumentowe.
Aby zbudować procedurę:
|
10. Na czym polega unikalność procedur modelowanych w HumanWork?
Procedura utworzona w HumanWork jest gotowym wzorcem projektu, automatyzującym zdefiniowany proces: koordynuje uruchamianie zadań w ustalonej kolejności, tworzenie dokumentacji i jej archiwizowanie. Zapewnia to jednakowy przebieg zautomatyzowanych procesów, wymierne przyspieszenie ich wykonania oraz najwyższą efektywność.
Udział tych osób w przebiegu procedury ogranicza się do wykonania przydzielonych przez nią zadań oraz podjęcia krytycznych decyzji, wyznaczających - zależnie od sytuacji - konkretną ścieżkę przebiegu procedury.
Procedury w HumanWork są modelowane w precyzyjny i elastyczny sposób, co umożliwia wsparcie przez system szczegółowych metod działania, wypracowanych w danej organizacji. Konkretne, raz odwzorowane zasady, mogą być następnie łatwo modyfikowane, zgodnie z bieżącymi potrzebami.
11. Czy raporty mogą być dostosowywane do indywidualnych potrzeb, aby dostarczać menedżerom dokładnie takiej informacji, jakiej oni potrzebują?
HumanWork umożliwia tworzenie dwóch podstawowych rodzajów raportów. Są to:
|
12. Czy osoby nadzorujące mogą otrzymywać i analizować dane pochodzące z przebiegających procesów?
Korzystając z narzędzi raportujących HumanWork, menedżerowie posiadają zawsze kompletną informację na temat postępu i jakości wykonanej pracy, ponoszonych kosztów i dostępnych zasobów. Umożliwia to dokonanie niezbędnych analiz i ocen oraz podjęcie decyzji adekwatnych do bieżącej sytuacji na każdym etapie przebiegu projektu.
13. Czy HumanWork wspiera wszystkie rodzaje dokumentów używanych w mojej firmie?
Każdy rodzaj pliku może być obsługiwany przez HumanWork. Pliki takie jak obrazy, grafika wektorowa, dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, itp. są edytowane w innych aplikacjach, ale przechowywane, wersjonowane, archiwizowane i dostępne w HumanWork - jako dokumenty zewnętrzne.
Oprócz tego HumanWork posiada wiele standardowych wzorców dokumentów, takich jak: notatka, opis, raport, opinia, forum, dokument zewnętrzny, specyfikacja, dokument projektowy, itd. Dodatkowo umożliwia też definiowanie innych dowolnych dokumentów (takich jak: faktura, zamówienie, umowa, raport o błędzie, zgłoszenie od klienta...) oraz określenie wszystkich ich cech i funkcji. Dzięki temu cała dokumentacja firmy może być obsługiwana przez jeden system.
14. Czy program zapewnia wysoki poziom jakości przekazu potrzebny do dostarczania informacji w czasie realnym?
HumanWork służy jako platforma komunikacyjna pomiędzy wszystkimi współpracownikami. Funkcjonuje bez potrzeby użycia żadnego modelu typu klient-serwer. Każda jednostka pracy użytkownika komunikuje się bezpośrednio z serwerem bazy danych. Takie rozwiązanie jest ograniczone wyłącznie przez szybkość serwera i wydajność sieci i zapewnia najwyższy poziom jakości przekazu.
15. Czy program jest dostępny przez przeglądarkę internetową?
HumanWork jest dostępny dla pracowników poza siedzibą firmy przez dowolną przeglądarkę internetową, która pozwala korzystać z w pełni funkcjonalnego systemu po stronie serwera. Pracownicy mogą logować się do systemu, uzyskiwać najnowsze informacje o prowadzonych sprawach i projektach, przeglądać zawartość swoich skrzynek zadań, wykonywać zadania, edytować dokumenty, itd. Rezultaty ich pracy są natychmiast dostępne dla innych współpracowników.
16. Czy program działa na wszystkich platformach, jakie posiada użytkownik?
HumanWork działa na wszystkich systemach Microsoft Windows, począwszy od Windows'95.
Baza danych HumanWork działa na My SQL Server (do 30 użytkowników) i MS SQL Server.